Menu
Organizatorzy:

Sage - Partner Strategiczny Konferencji

Sage jest jednym z największych dostawców rozwiązań ERP na świecie. Oferta firmy w Polsce obejmuje 4 linie produktów: System Symfonia i Symfonia Start dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw, System Zarządzania Forte – zaawansowane rozwiązanie klasy ERP dla średnich przedsiębiorstw oraz międzynarodowy system Sage ERP X3 – globalne, zintegrowane rozwiązanie ERP dla dynamicznie rozwijających się średnich i większych firm. Uzupełnieniem oferty jest innowacyjny serwis miedzyfirmami.pl, który powstał z myślą o upowszechnianiu pomiędzy podmiotami gospodarczymi elektronicznej wymiany dokumentów, uproszczeniu formalności związanych z korzystaniem z e-faktur oraz redukcji kosztów w zakresie fakturowania i rozliczania dokumentów finansowych. Serwis ten jest skierowany do wszystkich przedsiębiorstw i organizacji zainteresowanych korzystaniem z faktur elektronicznych – bez względu na skalę i użytkowane platformy informatyczne.
http://www.sage.com.pl


 

Artykuł Partnera Strategicznego

 

e-Faktura – wygodne źródło oszczędności

Przepisy obowiązujące w Polsce od początku tego roku mówią jasno: faktura w formie elektronicznej pod względem prawnym jest tożsama tradycyjnej fakturze papierowej. Zrównanie obu form fakturowania otwiera podmiotom gospodarczym szerokie możliwości zarówno w zakresie cięcia kosztów, jak i usprawniania obiegu dokumentów w firmie i między kontrahentami.

Redukcja kosztów
O tym, że stosowanie e-faktury umożliwia obniżanie kosztów operacyjnych, wiadomo od dawna. Nie bez powodu w krajach wysoko rozwiniętych stała się ona dominującą formą fakturowania. W innych krajach, także w Polsce, e-faktura szybko się upowszechnia, szczególnie po zliberalizowaniu przepisów w zakresie jej stosowania w obiegu gospodarczym. Wcześniej jej rozwój hamowały wymogi prawne i ograniczenia formalne związane np. z koniecznością używania podpisu elektronicznego.

Przed dwoma laty w Sage pracowaliśmy nad koncepcją serwisu Miedzyfirmami.pl – uniwersalnej platformy do błyskawicznej, bezpiecznej i wygodnej wymiany między kontrahentami e-faktur oraz innych dokumentów elektronicznych. Szacowaliśmy wówczas, jakiego rzędu oszczędności może generować organizacja, jeśli wdroży elektroniczny obieg faktur. Okazało się, że koszt obsługi e-faktury w stosunku do kosztu obsługi dokumentu tradycyjnego może być kilkudziesięciokrotnie niższy. Skąd aż takie różnice?

Fakturę papierową trzeba wydrukować, potrzebny jest zatem papier, drukarka, toner… Następnie trzeba ją zapakować w kopertę, na której należy umieścić adres nadawcy i odbiorcy. Przesyłkę trzeba jeszcze nadać do wysyłki na poczcie, ewentualnie wrzucić do pobliskiej skrzynki na listy (o ile ma się w biurze znaczki, które przecież wcześniej też trzeba gdzieś kupić). Obsługa jednego dokumentu papierowego po stronie nadawcy pochłania więc sporo czasu i energii, nawet jeśli faktur nie wysyłamy listem poleconym i do tego mamy przy sobie zapas znaczków. Po stronie odbiorcy proces obsługi dokumentu papierowego wcale nie wygląda lepiej. Pocztę trzeba rozpakować. Jeśli istnieje sekretariat, to zazwyczaj dokumenty są wpisywane do rejestru korespondencji przychodzącej, a następnie sortowane i przekazywane do odpowiedniej komórki lub adresata. Potem faktura przechodzi wewnątrz firmy fazy akceptacji lub od razu trafia do działu księgowości, gdzie zostaje przepisana ręcznie do systemu księgowego i dalej jest już księgowana. Następnie dokument jest przekazany do archiwizacji i często wykonywana jest jego elektroniczna kopia, o ile wcześniej go nie zeskanowano. W dobie dokumentów elektronicznych zarówno proces nadania, jak i odbioru oraz księgowania faktury papierowej to czysta strata czasu, energii i zasobów. W przeliczeniu na pieniądze obsługa jednej faktury papierowej kosztuje co najmniej kilka złotych, podczas gdy koszt obsługi e-faktury wynosi najwyżej kilkanaście groszy. Fakturę elektroniczną można wystawić za pomocą oprogramowania, np. wspomagającego sprzedaż lub proces fakturowania. Następnie można ją wysłać przez Internet – e-mailem lub poprzez dedykowany do tego serwis. W wielu wypadkach, o ile przedsiębiorstwo zadbało o zautomatyzowanie procesów obsługi faktur, faktura jest wystawiana, przesyłana i odbierana, a nawet księgowana automatycznie, przy minimalnym udziale pracowników. W praktyce nie trzeba nic drukować, ani adresować kopert. Nie trzeba też chodzić na pocztę, ani kupować znaczków. Nie trzeba wycinać tysięcy drzew…

Policzyliśmy, że tylko z tytułu przejścia na elektroniczny obieg faktur przeciętna średnia firma może zaoszczędzić w ciągu roku od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. W rezultacie nawet przedsiębiorcy w skali mikro nie chcą już posługiwać się fakturami papierowymi, a co dopiero większe firmy, które wystawiają i księgują tysiące takich dokumentów. Im większa skala procesu, tym potencjalnie większe oszczędności.

Ewidentne korzyści
Oszczędności to nie jedyna korzyść ze stosowania e-faktur. Wśród zalet fakturowania elektronicznego wielu przedsiębiorców wskazuje szansę poprawy przepływów finansowych. Dokument w postaci elektronicznej w ciągu kilku sekund dociera do odbiorcy, co ma przełożenie na szybszą zapłatę należności. O fakcie doręczenia wiedzą obie strony – nadawca i odbiorca. Kontrahenci nie muszą czekać, aż papierowa faktura zostanie doręczona przez operatora pocztowego. Poza tym wystawca faktury eliminuje ryzyko, że jego dokument w ogóle nie trafi do adresata. Nadawca e-faktury ma poczucie bezpieczeństwa, ponieważ zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie drogą mailową o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem. To zdecydowanie pomaga w usprawnieniu procesów windykacyjnych oraz monitorowaniu należności.

Inną korzyścią jest bezpieczeństwo. Zdaniem coraz liczniejszej grupy przedsiębiorców archiwizowanie i zabezpieczanie dostępu do dokumentów elektronicznych jest obarczone mniejszym ryzykiem w porównaniu do archiwizacji i ochrony dokumentów drukowanych. Co więcej, archiwizacja elektroniczna jest tańsza i nie wymaga rezerwowania fizycznej przestrzeni. Obok powyższych zalet główne miejsce zajmuje jednak wygoda. Przedsiębiorcy cenią fakt, że e-fakturę można wystawić i przesłać nie odchodząc od biurka oraz że dzięki elektronicznej formie dokumentu można e-fakturę łatwo wszczepić w logikę procesów biznesowych obsługiwanych przez systemy IT – bezpośrednio w procesy sprzedażowe, księgowe i finansowe. Poza tym, ileż łatwiej w repozytorium elektronicznym wyszukać dokument – po nazwie, dacie wystawienia, kwocie czy choćby numerze NIP – w porównaniu z wyszukiwaniem dokumentu papierowego w opasłych segregatorach.

Ekologiczny wymiar e-faktury
Aneta Jarczyńska, Sage Sp. z o.o.Każdego roku w Polsce wystawianych jest ponad 1,5 miliarda faktur. Wciąż w przeważającej części są to dokumenty papierowe. Według naszych obliczeń, przejście na w pełni elektroniczną formę fakturowania pozwoliłoby w skali jednego roku oszczędzić wycinkę ponad 100 hektarów lasów. By całkowicie oszacować koszty ekologiczne drukowania faktur, należy do nich doliczyć jeszcze zużycie energii elektrycznej i tonerów.

Wymogi prawne
Według przepisów obowiązujących w Polsce, faktura elektroniczna powinna spełniać dwa istotne warunki: integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Mówiąc w uproszczeniu, warunek integralności polega na wykazaniu, że w pierwotnej treści e-faktury nie dokonano żadnych zmian. Warunek autentyczności to gwarancja, że dokument pochodzi od nadawcy wykazanego na fakturze. Przedsiębiorcy we własnym zakresie decydują, z pomocą jakich kontroli biznesowych wypełniają powyższe warunki. Zasady wystawiania, archiwizacji oraz stosowania e-faktur w obiegu gospodarczym regulują przede wszystkim dwa rozporządzenia Ministra Finansów: z 11 grudnia 2012 r. i drugie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej z dn. 20 grudnia 2012 r.

Metadane i automatyzacja obiegu e-faktur
Dotrzymanie warunków integralności oraz autentyczności skłania przedsiębiorców do posługiwania się określonymi formatami faktur elektronicznych – takimi, w których zmiana treści jest utrudniona lub nie jest możliwa. Jednym z często stosowanych formatów jest PDF, bardzo wygodny z perspektywy nadawcy dokumentu. Jednak z perspektywy odbiorców e-faktur istotne jest to, aby dokument elektroniczny można było automatycznie księgować w systemach informatycznych. Sam format PDF na to nie pozwala, bowiem oprogramowanie finansowo-księgowe nie ma możliwości pobrania danych z tego typu formatu (takich jak kwoty netto, stawki podatku, przedmiot zakupu czy dane kontrahenta). Dlatego coraz powszechniejszą praktyką jest dodawanie do elektronicznych formatów e-faktur tzw. meta danych, czyli informacji, które mogą być automatycznie rozszyfrowane przez systemy finansowe i księgowe, a które są niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktury. Oprogramowanie Sage, które wspiera elektroniczny obieg e-faktur, dołącza do formatów PDF meta dane w postaci xml. W ten sposób zarówno wystawca, jak i odbiorca e-faktury może automatycznie zaksięgować dokument na swoich kontach. Bez meta danych zawartych w formacie e-faktury trudno mówić o pełnej automatyzacji obiegu e-faktur.

Obowiązujący standard
Komisja Europejska od kilku lat pracuje nad upowszechnieniem e-faktury w całej Unii Europejskiej. Według planów i wytycznych Komisji, do roku 2020 e-faktura ma stać się w Unii dominującą formą fakturowania. Równolegle trwają prace nad wykształceniem standardu e-faktury, wspólnego dla wszystkich członków Unii. Ostatnie doniesienia z Brukseli mówią, że ma on powstać do roku 2015. Sage bierze aktywny udział w pracach Komisji, starając się o to, by w niedalekiej przyszłości przedsiębiorcy mogli w pełni czerpać z możliwości, jakie stwarza elektroniczne fakturowanie.

Autor: Aneta Jarczyńska, online business development manager w Sage sp. z o.o.

Powrót na górę


Partner strategiczny

Partner strategiczny

Patronat honorowy

Sponsor #1