ORGANIZATORZY:    

Memorandum konferencji "e-Administarcja dla Biznesu 2015"

W dniach 14 i 15 kwietnia 2015 roku odbyła się w Warszawie druga edycja konferencji e-Administracja dla Biznesu (EAB 2015). Konferencja została zorganizowana przy współpracy trzech podmiotów zaangażowanych w rozwój polskiej e-administracji: Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Ministerstwa Gospodarki oraz Instytutu Logistyki i Magazynowania.

Nadzór i opiekę merytoryczną nad Konferencją sprawowała Rada Programowa, w skład której wchodziło szerokie grono ekspertów zajmujących się tematyką e-administracji oraz e-biznesu:

1.    Arkadiusz Bąk, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Gospodarki,
2.    Jerzy Bujok, Zastępca Dyrektora Generalnego, Krajowa Izba Gospodarcza,
3.    prof. Wojciech Cellary, Kierownik Katedry Technologii Informacyjnych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu,
4.    Justyna Duszyńska, Zastępca Dyrektora Departamentu Informatyzacji w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji,
5.    prof. Jacek Gołaczyński, Pełnomocnik Ministra Sprawiedliwości, Koordynator Krajowy ds. wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych Ministerstwo Sprawiedliwości,
6.    prof. Witold Hołubowicz, Prezes Zarządu ITTI Sp. z o.o.,
7.    Jacek Kapica Podsekretarz Stanu, Szef Służby Celnej, Ministerstwo Finansów,
8.    dr Marcin Kraska, Kierownik Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania,
9.    Bożena Lublińska-Kasprzak, Prezes Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości,
10.    Dariusz Marcjasz, Wiceprezes Zarządu, Krajowa Izba Rozliczeniowa,
11.    Krzysztof Pietraszkiewicz, Prezes Związku Banków Polskich,
12.    dr inż. Maciej Stroiński, Zastępca Pełnomocnika Dyrektora Instytutu Chemii Bioorganicznej PAN ds. Poznańskiego Centrum Superkomputerowo-Sieciowego,
13.    dr inż. Grzegorz Szyszka, Dyrektor Instytutu Logistyki i Magazynowania,
14.    Iwona Wendel, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju.

Tegoroczna edycja konferencji poświęcona była usługom elektronicznym, udostępnianym przedsiębiorcom przez instytucje publiczne. Konferencja skupiła przedstawicieli władz, organów publicznych oraz środowiska biznesowego. Celem konferencji było zbudowanie platformy wymiany informacji i wzmocnienie współpracy pomiędzy instytucjami publicznymi a przedsiębiorcami. Wspólne spotkanie biznesu i administracji pozwoliło na przedstawienie z jednej strony oczekiwań przedsiębiorców, a z drugiej wyzwań i przeszkód związanych z elektronizacją usług oraz sposobów ich rozwiązania. W czasie konferencji zaprezentowane zostały m.in. dobre praktyki, rozwiązania i wdrożenia w dziedzinie e-administracji w Polsce i za granicą. Prezentacjom towarzyszyły dyskusje, a przedstawiciele instytucji publicznych oraz przedsiębiorcy prezentowali swoje osiągnięcia w miasteczku konferencyjnym.

Konferencja skierowana była do dwóch głównych grup odbiorców. Pierwsza grupa gości to przedstawiciele instytucji publicznych, w szczególności: władze rządowe i samorządowe, dyrektorzy i kierownicy wydziałów organizacyjnych instytucji oraz jednostek związanych z informatyzacją i informatycy. Drugą grupę gości stanowili przedsiębiorcy, przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu oraz przedstawiciele wymiaru sprawiedliwości i prawnicy.

Konferencja prowadzona była w dwóch równoległych sesjach tematycznych dedykowanych instytucjom publicznym oraz przedsiębiorcom. Pierwszego dnia wystąpienia poświęcone były m.in. zbliżającemu się terminowi wprowadzenia obowiązku akceptacji faktur elektronicznych przez instytucje publiczne w Polsce i UE, optymalnym modelom biznesowym dla e-usług, porządkowaniu prawa dotyczącego usług elektronicznych, a także przekazane zostały informacje jak poprawnie budować dokumenty elektroniczne i jak je archiwizować. Podczas sesji dla przedsiębiorców prezentowane były dostępne publiczne usługi elektroniczne, w tym m.in. nowy ePUAP oraz Pojedynczy Punkt Kontaktowy. Drugi dzień Konferencji poświęcony został transgranicznym e-usługom. Zaprezentowano działania administracji w Polsce zmierzające do integracji krajowych systemów informatycznych z systemami innych krajów UE, a także działania i plany Komisji Europejskiej oraz praktyczne ponadgraniczne przedsięwzięcia w obszarze usług  obsługujących dostawy publiczne i transakcje biznesowe (OpenPeppol).

I. Wnioski z konferencji e-Administracja dla Biznesu 2015

  1. Skuteczna i efektywna e-administracja potrzebuje dobrego prawa – w przepisach prawa polskiego nadal istnieje wiele barier uniemożliwiających rozwój e-administracji, ich eliminacja powinna stać się priorytetem najbliższego okresu. W tym celu między innymi należy uporządkować definicję archiwizacji oraz dokumentu elektronicznego, które w polskim prawie są niejednoznaczne oraz zmieniać w prawie odwołania do dokumentów papierowych i do obiegów tradycyjnych.
  2. Należy wykorzystywać nowe techniki do analizy, porządkowania i uproszczenia prawa. W tym wypadku praktycznym narzędziem jest Business Process Modeling Notation (BPMN) - jak pokazały doświadczenia zastosowania BPMN w procesie zmiany prawa w Ministerstwie Gospodarki dotyczącego polubownych metod rozwiązywania sporów, BPMN jest skutecznym narzędziem do oceny kompletności, logiki i wąskich gardeł w obowiązujących przepisach prawa, a także sprawdzeniu skuteczności modelowanych zmian i przewidywanych skutków ich wdrożenia.
  3. Proces elektronizacji usług należy poprzedzić gruntowną analizą prawa, czy nie jest konieczna zmiana przepisów prawa, tak aby projektowana e-usługa nie była ograniczana tradycyjnym modelem jej obsługi, odzwierciedlonym w przepisach prawa. Celem takiego działania jest zastąpienie świata biurokratycznego prostszym procesem, a nie przeniesienie świata tradycyjnego w świata elektronicznego – widać to wyraźnie na przykładzie elektronicznego postępowania upominawczego, bardzo dobrze przyjętego przez użytkowników, dla którego wdrożono nowe przepisy stworzone wyłącznie z myślą o elektronicznym trybie załatwienia tej sprawy. 
  4. Należy zadbać, by wzory dokumentów elektronicznych dostępne w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) były aktualne. Szansą na to jest standaryzowanie formularzy danej procedury, tak by funkcjonowała ich jednolita postać dla całego kraju. Badania jakości wdrażanych w urzędach e-usług wskazują, że obecnie około połowa wdrożonych usług posiada mniej lub bardziej poważne uchybienia, które powinny zostać usunięte.
  5. Przetwarzanie danych w chmurze jest nieuniknione, ale także ożywcze dla sektora publicznego - model chmurowy świadczenia oprogramowania jako usługi jest szansą na udostępnienie wielu urzędom niezbędnych systemów bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z wdrażaniem tego samego systemu w każdym z tych urzędów, jak ma to miejsce w chwili obecnej.
  6. Administracja nie powinna być jedynym dostawcą e-usług publicznych. Po zapewnieniu odpowiednich warunków należy, tam gdzie jest to możliwe, dać dostęp rynkowi komercyjnemu do rozwoju usług administracji - najważniejsze jest stworzenie podwalin przez administrację: standardów, wzorów dokumentów, baz danych, rejestrów elektronicznych, które umożliwiają budowanie usług dodatkowych na zasadach komercyjnych. Jak pokazują przykłady już dostępnych usług, rynek komercyjny lepiej poradzi sobie z problemem niż sama administracja. Zwiększenie wiarygodności usług publicznych oferowanych przez rynek komercyjny mogłoby zostać osiągnięte dzięki certyfikacji usług przez dedykowany podmiot.
  7. Rosnąca mobilność obywateli i przedsiębiorców powoduje, że administracja publiczna w Polsce staje przed wyzwaniem realizacji procedur transgranicznych. Transgraniczny charakter e-usług publicznych jest kluczowym zadaniem stawianym obecnie administracji publicznej przez Komisję Europejską. Dążąc do otwartości uruchamianych e-usług dla użytkowników z innych krajów, należy przy ich tworzeniu uwzględniać perspektywę transgraniczną. Oszczędzi to kłopotów i środków finansowych w procesie dostosowania usług do standardów europejskich, które coraz częściej są wymagane. Szansą na wykorzystanie wspólnego dorobku prac w tym zakresie i środków unijnych jest uczestnictwo Polski w takich projektach jak e-CODEX i e-SENS, których celem jest poprawa transgranicznego dostępu obywateli i przedsiębiorców do usług publicznych z zakresy wymiaru sprawiedliwości, zdrowia, zamówień publicznych, zakładania firm i prowadzenia aktywności biznesowej w Europie poprzez wdrożenie interoperacyjnych rozwiązań IT.
  8. Ponadgraniczne dostawy publiczne i e-fakturowanie wspierane wystandaryzowaną drogą elektroniczną będą wyzwaniem i szansą elektronicznej administracji w nadchodzących latach. Zapewnią większą transparentność, jak i niższe koszty przebiegu procesu. Cyfryzacja całego procesu zamówień publicznych powinna odbywać się przy uwzględnieniu ponadgranicznych standardów rozwiązań i tworzeniu paneuropejskiej architektury systemu zamówień oraz dostaw publicznych.
  9. Informatyzacja państwa powinna zawsze rozpoczynać się od zbadania potrzeb obywateli i przedsiębiorców. Elektronizowanie procedur bez określenia adresatów i przewidywanych korzyści ich elektronizacji, jest nieefektywne i nie przynosi zakładanych korzyści finansowych.
  10. Istotną koniecznością jest kreowanie nowych rozwiązań, które wdrożone za kilka lat (standardowy okres uruchomienia projektu w administracji) nie okażą się przestarzałe. Planując realizację prac w projektach realizowanych przez administrację publiczną, konieczne jest uwzględnienie najnowszych trendów i przewidywanie czy tworzone rozwiązanie będzie aktualne za kilka lub kilkanaście lat.
  11. Po zakończeniu realizacji projektów należy dołożyć wszelkich starań, by w dalszym ciągu rozwijać i udoskonalać przyjęte rozwiązania. Obecnie bolączką wielu projektów, uruchomionych w administracji publicznej, jest całkowite zakończenie prac w momencie ustania terminu realizacji projektu i brak zapewnienia stałego rozwoju rozwiązań, co doprowadza do sytuacji, że w krótkim czasie przestają one przystawać do rzeczywistości.
  12. Wdrożenie jakiejkolwiek e-usługi powinno odbywać się etapowo, a każdy z tych etapów powinien być dostosowywany do potrzeb odbiorców usług. Współcześnie, ze względu na szybkie zmiany oczekiwań oraz duży postęp technologiczny nie jest możliwa realizacja całego, wieloletniego projektu bez aktualizacji założeń w trakcie jego trwania. Ważne jest, by na bieżąco śledzić efekty wdrożeń i elastycznie reagować na zmiany otoczenia. Takie działanie jest kluczem do sukcesu. Należy uwzględniać potrzeby odbiorców i oferować im cząstkowe rozwiązania w trakcie tworzenia docelowych rozwiązań. Sukcesy odnoszą wykonawcy, którzy zaczynali od małych rzeczy. W Polsce budowanie „reaktorów atomowych” skończyło się niepowodzeniem.

 
II. Rekomendacje - działania o charakterze strategicznym

  1. Podjęcie działań w celu uporządkowania e-administracji w szczególności:
    - w sferze prawnej (wyeliminowanie  dwuznaczności pojęć, barier, które hamują elektronizację usług, dokonanie optymalizacji procesów podlegających informatyzacji),
    - wizji jej architektury (odejście od silosowej budowy systemów i postawienie na rzeczywistą interoperacyjność na bazie centralnej szyny usług dla całej administracji),
    - w sferze przechowywania i udostępniania danych referencyjnych,
    - centralizacji działań standaryzacyjnych (w szczególności w obszarze wzorów dokumentów urzędowych i elektronicznych),
    - identyfikacji i skatalogowania zasobów e-administracji (w tym w szczególności procedur administracyjnych i powiązanych z nimi dokumentów urzędowych i elektronicznych, podmiotów publicznych, rejestrów), umożliwiających wielokrotne wykorzystanie przez wiele podmiotów, bez potrzeby powielania czynności.
  2. Stworzenie podwalin pod możliwość komercjalizacji usług publicznych poprzez wsparcie rozwoju e-administracji przez rynek komercyjny, który działa efektywniej i zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. W szczególności należy podjąć działania na poziomie administracji centralnej w celu tworzenia jednolitych w skali kraju wzorów dokumentów elektronicznych, baz danych zawierających informacje o procedurach administracyjnych i powiązanych z nimi dokumentach urzędowych i elektronicznych, a także o podmiotach publicznych (z uwzględnieniem informacji o adresach elektronicznych podmiotów wskazanych do doręczeń), elektronizacji rejestrów i umożliwienia zdalnego dostępu do danych w nich zawartych.
  3. Budowanie usług dla administracji samorządowej z zastosowaniem technologii przetwarzania w chmurze. Działanie takie daje szansę na uzyskanie dużych oszczędności oraz objęcie wdrożeniem większej liczby organów. Pozwoli to także na szybszą informatyzację organów, które nie mają odpowiednich zasobów ludzkich, czy finansowych do podjęcia działań związanych z wdrożeniem systemów wspomagających ich pracę.
  4. Podjęcie działań przez organy centralne w budowie usług transgranicznych poprzez aktywny udział w projektach wspomagających tworzenie europejskich usług transgranicznych. Skupienie uwagi wyłącznie na usługach i odbiorcach krajowych, w czasach rosnącej mobilności obywateli i przedsiębiorców, jest działaniem krótkowzrocznym i niesie ryzyko potrzeby wdrażania zmian w nieodległej przyszłości. Czynny udział w pilotażowych projektach dużej skali, inicjowanych przez Komisję Europejską, daje szansę na rozwój usług elektronicznych na poziomie dorównującym innym krajom europejskim, a tym samym pozwala na dotrzymanie tempa rozwoju e-administracji w krajach liderów europejskich.
  5. Zalecane jest upowszechnienie stosowania analizy procesowej (np. BPMN) w procesie stanowienia prawa, jako skutecznego narzędzia do tworzenia dobrego prawa.